Wat hebben we bereikt?

In 2017 boden de financiële effecten van de drie circulaires aan de gemeenteraad aan. Dit zijn de circulaires van mei, september en december. De financiële effecten zijn verwerkt in de begroting.

Wat hebben we daarvoor gedaan?
De raad is bij alle drie de circulaires geïnformeerd. De financiële effecten zijn verwerkt in de begroting.

Wat hebben we bereikt?
In 2017 lanceerden we de nieuwe website. Daarnaast implementeerden we iBurgerzaken. Hierdoor kunnen inwoners online 24/7 producten aanvragen en regelen. Dit is de eerste stap richting het digitaal zaken kunnen doen met de gemeente. In 2018 breiden we het aantal producten verder uit.
Bij de inrichting van iBurgerzaken zijn de werkprocessen efficiënt ingericht.
Sinds juli 2017 is het bestuurlijk besluitvormingsproces volledig digitaal beschikbaar. Bij de inrichting hiervan is uitgegaan van de LEAN-principes. De uitvoering vindt plaats in iBabs. De openbare vergaderstukken en achtergrondinformatie wordt via iBabs ontsloten op de nieuwe website. Dit levert een efficiencyslag op door het eenmalig registreren, meervoudig gebruik van informatie.
In de tweede helft 2017 is 'JOIN 2e fase' uitgevoerd. Hiermee werken we volledig digitaal zaakgericht in de gemeente Buren. De processen in JOIN zijn zo ingericht dat een basis is gelegd voor het in de toekomst verstrekken van statusinformatie via een persoonlijke internetpagina. Hiermee kunnen inwoners in de toekomst hun aanvraag volgen.

Wat hebben we bereikt?
Om het financieel beleid te versterken en de structurele kwaliteit te verbeteren, ondernamen we de volgende acties in 2017:
- Het vaststellen van de nota Weerstandsvermogen & Risicobeheersing;
- Het vaststellen van de Financiële Verordening 212;
- Het realiseren van de aanbeveling uit het rekenkamerrapport leges, onder andere verbeterde kostentoerekening.

Wat hebben we bereikt?

Digitalisering

In 2017 startten we met het uitvoeren van de projectenkalender uit het I&A-beleidsplan 2017-2021. Er is begonnen met 'JOIN 2e fase': de ICT-infrastructuur is grotendeels vervangen (servers, multifunctionele printers, het wifi-netwerk en telefoniesystemen) en we zijn gestart met het vervangingstraject voor de werkplekken. Ook zijn de website en het intranet vervangen.  

Wat hebben we bereikt?
Samen On Line (SOL)

De website is vervangen (www.buren.nl). Daarnaast is het intranet van de gemeente Buren vervangen. Er is nu tevens een beheerplan die de actualiteit en juistheid van de inhoud van de website en het intranet moet borgen. We houden sessies met de klankbordgroep van de raad om af te blijven stemmen met de wensen van de raad en onze inwoners.

Strategische personeelsbeleid
In april keurde de raad het strategische HR-beleid goed. Door de uitvoering van dit beleid kunnen de organisatie en haar medewerkers voldoen aan de veranderende eisen van onze omgeving. Het strategische HR-beleid geeft richting aan de inzet van HR-beleid en instrumenten om de diverse beleidsdoelen en de missie en visie te realiseren.

Er is extra aandacht geweest voor ziekteverzuim, analyse van de cijfers en gesprekken met de arbodienst en onderzoek en gesprekken met leidinggevenden over de begeleiding. Daarnaast is er meer gestuurd op het voeren en vastleggen van prestatie- en beoordelingsgesprekken.

In 2017 is een opzet voor de HR-managementrapportage gemaakt. Deze wordt in 2018 met de tweemaandsrapportage aangeboden.

Informatie veiligheidsplan
Voor meer informatie over dit onderwerp verwijzen wij u door naar de bedrijfsvoeringsparagraaf.

Wat hebben we daarvoor gedaan?

Analyse Baseline Informatievoorziening Gemeenten (BIG)
De analyse van de BIG vond plaats naar aanleiding van het rekenkamerrapport. Daarmee zijn alle BIG-criteria bekeken. Dat leidde tot een aantal aanbevelingen dat in 2017 en 2018 is of wordt opgepakt. Daarover rapporteerden we via de inmiddels verplichte ENSIA-verantwoording.

Informatie over uitvoeringsplan informele aanpak
Het managementteam stelde het uitvoeringsplan vast. Op dit moment worden de trainingen intern uitgevoerd. Voor de nieuwe gemeenteraad/college nemen we de informele aanpak mee in het inwerkprogramma.

Strategische personeelsbeleid
Dit beleid is in april vastgesteld. Er zijn ziekteverzuimrapportages per kwartaal en HR-managementrapportages opgesteld . In 2018 nemen we deze op in de tweemaandsrapportage.

Versterken digitaal werken
Digitaal werken is technisch inmiddels volledig ondersteund met hard- en software. De menselijke kant van digitaal werken vergt nog de nodige aandacht. Overgang van fysiek naar digitaal werken is een verandertraject dat veel tijd en aandacht vergt. Voor de doorontwikkeling van medewerkers op het gebied van digitaal werken ontwikkelen we een actieplan dat aansluit bij het strategisch personeelsbeleid.

Samen On Line
De nieuwe website (www.buren.nl) en het intranet zijn gerealiseerd.

Informatieplan
Het I&A-plan 2017-2021 is in april vastgesteld (RV/17/00759).

Doorontwikkelen P&C-cyclus
De doorontwikkeling is in volle gang. Een voorbeeld is deze digitale jaarrekening die u nu leest. Met de kwaliteitscommissie kijken we naar verdere verbeteringen.

Wat hebben we bereikt?
De geraamde opbrengsten van hondenbelasting en precariobelasting zijn nagenoeg gerealiseerd.

Wat hebben we bereikt?
De geraamde opbrengst OZB voor woningen is gerealiseerd.

Wat hebben we bereikt?
De geraamde opbrengst OZB voor niet-woningen is gerealiseerd.

Wat hebben we bereikt?

a. Begin 2017 organiseerden we voor de gemeenteraad een discussiebijeenkomst met prof. dr. M.W. van Buuren over de veranderende samenleving en de wijze waarop het gemeentebestuur hierop kan inspelen. Deze discussie is afgerond met een brief van de voorzitter van de gemeenteraad en het college over de volgende onderwerpen:
1. Samenwerking
2. Besturingsfilosofie
3. Participatie en leefbaarheid
4. Strategische communicatie
5. Raadscommunicatie
6. Sterkte/zwakte-analyse (SWOT)
7. Verlengd lokaal bestuur
De samenvatting van deze discussie: we moeten ons organiseren van macht naar kracht. Bij het werken aan publieke waarden is de manier waarop (het proces) misschien wel belangrijker geworden dan het doel (eindproduct).
De centrale vraag hierbij was vooral: 'Doen wij het goede en doen wij het goed?' De omgeving verandert in een snel tempo. Hoe passen wij ons aan deze veranderende omgeving? De brief was bedoeld als appel richting de politieke partijen om de discussie op te starten.

b. Op 15 december 2015 deed de gemeenteraad een aantal richtinggevende uitspraken over toekomstige samenwerking. Ook besloot de raad toen om een zogenoemde SWOT-analyse uit te voeren naar de bestuurskracht van de gemeente Buren. Het voorgaande is afgerond met een besluit van de gemeenteraad van 7 maart 2017. Uit de SWOT-analyse kwam naar voren dat de gemeente haar taken kan uitvoeren. Wel kwam er een aantal aandachtspunten voor de bedrijfsvoering naar voren. De aandachtspunten uit de SWOT-analyse zijn betrokken bij het plan van aanpak van de gemeentesecretaris. De gemeenteraad is over het plan van aanpak een aantal keren geïnformeerd.

Wat hebben we bereikt?

De focus van de SWOT-anayse richt zich op de volgende aandachtsgebieden:

1. De financiële informatiestructuur
In overleg met de kwaliteitscommissie is er een tweemaandelijkse rapportage opgestart. De doorontwikkeling van de digitale P&C-cyclus is in volle gang.

2. Grondexploitatie
Het grootste risico van de gemeente is de uitgifte van het bedrijventerrein Doejenburg II. Op 19 december 2017 heeft de gemeenteraad een aangepast grondbeleid en een nieuwe verkaveling vastgesteld. De verwachting is dat door dit beleid meer bedrijfskavels worden verkocht. Bij het herijking van de Regionale Programmering Bedrijfsterreinen (RPB) is de verwachting dat ook de resterende 6 hectaren kan worden ontwikkeld.

3. Sturing door en samenwerking binnen het management
In 2017 is nauw samengewerkt binnen het MT. De P&C-cyclus en het opstellen van teamplannen wordt met alle leidinggevenden samen gedaan. Richting de reorganisatie wordt gezamenlijk opgetrokken door wekelijks met alle leidinggevenden zaken te bespreken.

4. Informatiestructuur richting raad en college
Er is een aantal verbeteringen opgestart. We noemen de nieuwe website, de digitale begroting, de doorontwikkeling van iBabs en de opwaardering van het raadsjournaal. Eind 2017 presenteerden we de eerste tweemaandsrapportage (proefversie) aan de raad en het college.

5. Projectmanagement en procesmanagement
In 2017 zijn de contouren voor  procesmanagement in onze organisatie uitgewerkt. Dit doen we vanuit een aantal principes:

• Op strategisch niveau bepalen we de richting van processen:

De strategische richting van processen heeft betrekking op een aantal vragen:

Waarom hebben we deze processen?
Waarom draagt dit specifieke proces bij aan onze doelen?
Waarom handhaven we dit proces?

• Op tactisch niveau richten we de processen in:

Met oog op beperken risico’s
Met oog op het voldoen aan principes rondom rechtmatigheid
Vanuit een LEAN-principe
Digitaal en geautomatiseerd waar mogelijk

• Op operationeel niveau verrichten we processen.

       Het verrichten van het proces is de daadwerkelijke uitvoering van de processen: het werk dat        mensen in de organisatie doen. Veel van dit werk is onbewust onderdeel van een proces. Mensen voeren handelingen uit vanuit routine of vanuit een standaardwerkwijze. Het verrichten        van de processen is in die zin onderdeel van al onze handelingen die we in de gemeente doen.
Vanuit deze basisprincipe moet nog een plan van aanpak worden opgesteld in 2018 voor de komende jaren.

6. De personele kwetsbaarheid van de gemeente
Op een aantal vakgebieden en onderwerpen werken we samen met Neder-Betuwe. De teams P&O van werken sinds het najaar samen aan een aantal thema's. Bij het team Beheer werkt een medewerker voor beide gemeenten. Om de invoering van de Omgevingswet voor te bereiden, huren we samen een projectleider in. Voor de AVG wordt er naast Neder-Betuwe ook samengewerkt met West Maas en Waal.

7. Het ontwikkelen van burgerparticipatie
In 2017 zijn initiatieven genomen om een breed programma voor de leefomgeving te ontwikkelen. Dat is gebaseerd op drie pijlers; identiteit, leefbaarheid en betrokkenheid. De opzet is het programma samen te stellen met inwoners, gemeenteraad, college en de organisatie. Hiertoe vonden een aantal bijeenkomsten plaats, onder andere in Kerk-Avezaath en Maurik.

Wat hebben we bereikt?

Het onderzoek naar de mogelijkheden tot betere aansturing van de samenwerkingspartners is uitgevoerd. Het is aan iedere gemeente individueel om de uitkomsten hiervan op te pakken. Er zijn inmiddels duidelijke afspraken over de aanlevering van begrotingen en jaarrekeningen, een jaarlijkse sessie met de samenwerkingspartners en er wordt een integraal voorstel aan de gemeenteraad voorgelegd over de conceptbegrotingen en conceptjaarrekeningen. Al in 2015 heeft de gemeenteraad uitgangspunten vastgesteld voor samenwerking. Deze gingen over sturing en controle tussen college en gemeenteraad, voorwaarden aan samenwerking en het gebruik van kerncriteria. De uitwerking hiervan moet nog worden opgepakt.

Wat hebben we bereikt?

In het kader van totaalfinanciering overwegen of we kort of lang geld nodig hebben voor nu of op de lange termijn. Dit is afhankelijk van het rentetarief, onze liquiditeitspositie en de ontwikkelingen hierin. Het afgelopen jaar is het niet nodig geweest om een langlopende geldlening aan te trekken.

Wat hebben we bereikt?
De stelpost voor onvoorziene uitgaven is eerder bij de begrotingsbehandeling geschrapt. Op dit taakveld zijn de kosten voor inhuur derden verantwoord. Dit is het geval, omdat bij het vaststellen van de begroting nog niet bekend is waar inhuur nodig is. Voor de rest zijn er geen andere stelposten.

Wat hebben we bereikt?
In principe zijn alle onttrekkingen en toevoegingen aan de reserves conform de raadsbesluiten. In 2017 zijn er twee uitzonderingen:
- In de bestemmingsreserve ICT is conform het raadsbesluit I&A-plan 2017-2021 de winst over 2017 gestort in de reserve ICT;
- Er is een extra storting gedaan in de bestemmingsreserve Omgevingsgerichte uitgaven en bovenplanse verevening door extra inkomsten.

Wat hebben we bereikt?
Gedurende het jaar is het saldo van de begroting in beeld gebracht aan de gemeenteraad. Hier is het saldo van de jaarrekening verantwoord. De bedrag ziet u terug in de verschillenanalyse.

Wat hebben we bereikt?

We hebben een voorlopige opgave vennootschapsbelasting 2016 van € 50.000,- ingediend bij de belastingdienst. Hiervoor hebben we nog geen aanslag van de belastingdienst ontvangen. Ondertussen zijn er andere inzichten gekomen door de ontwikkelingen rondom Doejenburg. Namelijk het afwaarderen van de grondprijs en het omzetten van de risicoreserve Doejenburg naar een voorziening. Er is een brief verstuurd naar de belastingdienst (evidente verschillen) waarin we melding maken van de ontwikkelingen bij het project Doejenburg. Dit alles leidt ertoe dat we verwachten dat we over 2017 ook geen VPB betalen.
Het is aan de belastingdienst om de komende maanden met ons in gesprek te treden.